Strumenti informatici per la PMI
Nell’opera d’informatizzazione della nostra piccola impresa dobbiamo essere in
grado di rispondere alle sfide digitali con strumenti adeguati.
Il cambio di mentalità e un serio progetto sono le basi irrinunciabili per l’opera d’informatizzazione di ogni impresa.
Ancora più vero per una PMI, in cui magari la dimensione potrebbe suggerire un approccio più soft e improvvisato: errore
assolutamente da evitare, perché l’investimento deve essere ragionato e motivato per fruttare. Ma come andare a costruire
materialmente l’informatizzazione? Un passo per volta, naturalmente, ragionando su tutte le esigenze e trovando le risposte giuste
insieme al partner tecnologico.
I computer
Intanto bisogna pensare alla struttura nel suo complesso: un Pc per dipendente in linea di massima, o meglio un Pc per funzione aziendale.
Se una certa incombenza non necessita di una macchina dedicata in modo specifico si può pensare a darne in dotazione una per tutta
l’area. Che tipo di computer scegliere? I computer desktop sono più a buon mercato e rappresentano un’ottima soluzione.
Per i dipendenti che trascorrono molto tempo fuori dall’azienda (come gli agenti o i venditori) è sicuramente più
utile un Pc portatile. In ogni caso, l’azienda dovrebbe sempre avere almeno un portatile in dotazione per gli usi esterni:
partecipazione a fiere, saltuari viaggi di lavoro, persino necessità di terminare del lavoro da casa.
La struttura nel complesso
Tutti i computer aziendali devono essere in rete. Si può pensare a una struttura peer-to-peer per realtà molto piccole,
ma una server-client presenta sicuramente dei vantaggi. Infatti, avere un server centrale unico significa possibilità di
back-up su una macchina più stabile, protezione e condivisione dei documenti a un livello più alto, maggior controllo da
parte dell’amministratore su procedure e informazioni. Nella realizzazione di una rete server-client è molto importante che
l’amministratore imposti i criteri di accesso dei dipendenti nel modo più funzionale per il lavoro e al tempo stesso nella
massima sicurezza. Il business partner può essere un valido aiuto nelle scelte di queste impostazioni.
Il software
Tutte le macchine aziendali dovrebbero essere dotate di software in maniera uniforme. Si dovrebbe evitare, cioè, la stratificazione
software: programmi in differenti versioni rischiano di non potersi parlare correttamente o di lasciare molte incognite nella sicurezza
informatica.
Per la produttività, aldilà della scelta dei singoli software, è indispensabile dotare tutti i Pc di una cosiddetta
suite Office (almeno elaboratore di testi e foglio di calcolo) oltre ai programmi specifici per il proprio lavoro e agli strumenti
di dialogo con l’esterno (posta elettronica, browser Internet, instant messagging).
Funzionalità condivise
I vari Pc, poi, dovrebbero possedere un software di gestione dei fax, in modo da poter trasmettere e ricevere direttamente dalla propria
scrivania. La condivisione di file, stampanti, scanner e quant’altro utile al lavoro dovrebbe essere normale in ogni posto di lavoro.
Anche la rubrica e l’agenda devono essere condivise, almeno per gruppi in base alle esigenze di lavoro.
Da valutare – ma ne vale assolutamente la pena – la possibilità di utilizzare il VOIP (Voice Over IP, telefonare via
Internet) per le comunicazioni telefoniche. Da valutare, ma è assolutamente consigliabile, l’implementazione di una
Intranet: su di essa potranno trovare spazio almeno la bacheca elettronica aziendale, le informazioni d’aggiornamento (da
regolarizzare con cadenze mensili), tutte le comunicazioni interne.
Archivio
Tutte le macchine dovrebbero avere in locale le copie dei file su cui lavorano, ma gli originali dovrebbero stare sul server. Inoltre è
assolutamente indispensabile programmare backup del server, cadenzati con un certa frequenza. I vari dipendenti devono sempre avere in
dotazione supporti per il backup di informazioni su singole macchine (dai semplici floppy disk alle chiavette USB).
Accesso a Internet
L’azienda deve uscire all’esterno con una connessione Internet centralizzata e filtrata dal server. Ormai è indispensabile
una connessione a banda larga. In molte città è ormai arrivata la fibra, che garantisce capacità di trasmissioni
notevoli. In alternativa anche la sola ADSL va benissimo ormai (le offerte per le aziende prevedono molte declinazioni di
disponibilità di banda garantita). Meglio affidarsi a un provider conosciuto e sul quale non si nutrono dubbi di efficienza.
Infine, molte zone del Paese ancora non sono coperte da ADSL: in questo caso si può valutare la possibilità di dotarsi di
connessione via satellite (bi-direzionale, però!): il costo è ancora alto, ma c’è
un’impresa che si può permettere di restare fuori dal Web? Infatti, la connessione dial-up, a livello aziendale,
equivale a non utilizzare Internet. La possono prendere in considerazione soltanto realtà piccole che non usano Internet in maniera
specifica. Anche in questo caso, è bene affidarsi a un provider conosciuto, magari cercando un’offerta almeno in parte garantita
(da escludere, ovviamente, il free, che non offre alcuna garanzia).
Le connessioni in fibra dedicate (cosiddette T1), normalmente sono pane per i denti delle grandi aziende, soprattutto per un
discorso di costi.
Comunicazione
Tutti i Pc e tutti i dipendenti devono avere accesso alla posta elettronica. Compito dell’amministratore è quello di creare
indirizzi di posta elettronica compatibili per le diverse aree. Oltre ai singoli indirizzi dei dipendenti (uno ciascuno), cioè,
l’azienda deve dotarsi di un indirizzo cumulativo per tutti e di tanti indirizzi quante sono le aree di lavoro, visibili soltanto dai
dipendenti interessati e dai responsabili. Lo stesso deve accadere per i Gruppi di distribuzione negli elenchi della posta.
È utile anche pensare all’attivazione di sistemi di Instant Messaging (come ICQ o MSN Messenger o Yahoo! Messenger)
per le comunicazioni immediate tra dipendenti.
Sicurezza
È forse l’elemento di maggior attenzione: indispensabile prendere le precauzioni estreme già descritte prima, cioè
il backup frequente delle informazioni su server.
Sul fronte della prevenzione, gli strumenti indispensabili sono sicuramente un firewall, l’aggiornamento puntuale di tutti i sistemi in
uso in azienda, un software antivirus aggiornato. Da questi tre elementi non si può prescindere. È evidente che
l’amministratore di rete oppure una persona interna all’azienda incaricata, in collaborazione con il business partner, si occupi
di verificare quotidianamente lo stato di sicurezza informatica dell’azienda. Ormai tutti gli strumenti hanno sempre più
procedure automatiche che possono aiutare nell’aggiornamento costante.
L’amministratore, però, deve dotarsi di ogni precauzione possibile, a partire da un breve corso di comportamento sicuro per
finire con costanti note informative ai propri dipendenti.
|
