Informatizzare le PMI
Non un costo ma un investimento per puntare con decisione sulla qualità: così
le PMI devono interpretare gli sforzi per dotarsi di un’adeguata struttura informatica.
Molte PMI considerano le spese in tecnologia necessarie, ma non le ritengono un investimento strategico: bisogna informatizzarsi perché
non se ne può fare a meno, anche se non sono completamente chiari obiettivi e strumenti. L’approccio classico è quello
di dotarsi delle attrezzature più aggiornate, delegando al fornitore ogni analisi e valutazione di ciò che realmente serve
all’interno dell’azienda. Se da un lato appare sensato affidarsi a persone competenti, dall’altro espone la PMI al rischio
di avere delle belle e aggiornate scatole vuote, lontane dalle esigenze del proprio processo produttivo, solo parzialmente utilizzabili da
parte del personale. Tutto questo avviene perché manca, soprattutto in Italia, una vera e propria cultura digitale. Per ottenere il
massimo da un processo di informatizzazione aziendale è necessario creare un progetto e un sistema di relazioni all’interno del
quale far crescere quel progetto.
Gli obiettivi
L’obiettivo per il quale una piccola media impresa deve provvedere all’informatizzazione della sua struttura dipende e varia,
ovviamente, da azienda ad azienda. Ciononostante sono identificabili alcuni punti in comune. Infatti, rendere digitale la propria impresa
significa mettersi in una posizione di concorrenza e competitività con altri operatori di mercati avanzati o emergenti. La
globalizzazione porta con sé anche l’abbattimento dei confini naturali del proprio business: da una parte aumenta le
possibilità di sbarcare su nuove piazze, dall’altra rende più fragile la propria posizione sul mercato nazionale o sui
mercati di sbocco tradizionali. Un mercato maturo come quello italiano prevede costi di molto superiori a quelli di aziende concorrenti di
altri stati emergenti. A queste imprese si può rispondere fondamentalmente in due modi: nella stessa direzione, rincorrendo i loro
prezzi – tagliando le spese, sacrificando gli investimenti e delocalizzando la produzione – oppure nella direzione opposta,
puntando sulla qualità produttiva – investendo nelle tecnologie, formando il personale e raffinando tutto il processo di
promozione e distribuzione. L’investimento nelle tecnologie, dunque, oltre a produrre immediati vantaggi, consente di valorizzare la
produzione a tutti i livelli, innalzando la qualità globale espressa dall’impresa, sia per quanto riguarda i prodotti, sia per
quanto riguarda i processi, passando per l’immagine aziendale e il rapporto con i propri partner.
I vantaggi immediati
I vantaggi immediatamente riscontrabili da un efficace piano di informatizzazione dell’impresa sono numerosi. A trarne beneficio
è la competitività aziendale, sia direttamente, per l’abbattimento dei costi, sia indirettamente, per
l’innalzamento della qualità. In breve, possiamo riassumere i vantaggi in questo elenco, immaginando il relativo risparmio in
termini di tempo, impiego delle risorse e spese correnti:
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maggior velocità di lavorazione delle pratiche amministrative e dei processi aziendali interni; |
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maggior velocità nelle comunicazioni sia all’interno dell’impresa sia all’esterno con i fornitori e i clienti; |
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maggiore visibilità grazie a Internet presso il pubblico generalista o presso i business partner; |
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maggior ordine e facilità di reperimento dei documenti d’archivio; |
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gestione più snella del magazzino e delle procedure di consegna o di ricevimento; |
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gestione più semplice del personale e possibilità di formazione permanente; |
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abbattimento dei confini fisici aziendali tramite le connessioni da remoto; |
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rapporto più diretto e immediato con partner, fornitori e clienti. |
L’approccio globale
Il piano d’informatizzazione dell’impresa deve coinvolgere la realtà aziendale a tutti i livelli.
La proprietà/dirigenza. Deve maturare la scelta nella convinzione di effettuare un
investimento sulla qualità e impegnarsi in prima persona perché l’informatizzazione abbia un senso reale. Un proprietario
che non utilizza gli strumenti informatici è il peggior esempio che possa esistere per i dipendenti. La dirigenza deve capire prima di
tutto che cosa si propone di ottenere in termini pratici, per il proprio business, da questo investimento. Delineato l’obiettivo,
sarà compito del partner tecnico indicare gli strumenti più appropriati per ottenerlo.
Il personale. Oltre a imporre l’informatizzazione dei processi aziendali, è necessario
coinvolgere il personale e farlo crescere. A ogni risorsa, bisogna fornire gli strumenti informatici più adeguati per lo svolgimento
delle rispettive mansioni. È importante che alle richieste in termini di produttività corrisponda anche un’adeguata
fornitura e preparazione. A questo scopo, non ci si deve limitare a fornire lo strumento tecnico, ma bisogna prevedere anche un percorso di
formazione adeguato. Tutto il personale deve operare prima di tutto un cambio di mentalità, progressivo ma costante, in modo da far
diventare abituale l’uso degli strumenti informatici. Questo cambio di mentalità può essere favorito da un apposito
training, ma anche semplicemente da incontri e assemblee interne per spiegare i vantaggi che derivano dall’informatizzazione. La
motivazione del personale può essere la chiave per un rapido passaggio dai metodi tradizionali di lavoro a quelli digitali.
I business partner. Fornitori, clienti, collaboratori esterni devono essere coinvolti nel processo di
informatizzazione aziendale. Se, infatti, si sistemano le procedure interne senza adeguare poi i rapporti con l’esterno, il valore
dell’iniziativa può risultare frenato. Lo sforzo di coinvolgimento deve avvenire soprattutto nel caso di fornitori o di clienti
il cui lavoro è strettamente legato a quello della nostra azienda: in questo caso si può anche arrivare a un piano condiviso di
informatizzazione di più aziende, ciascuna nella propria autonomia ma con diversi strumenti e servizi di condivisione dei processi.
Il partner tecnologico. Nel momento in cui ci si affida per le soluzioni informatiche a una società
esterna, non si deve pensare a questa come a un fornitore, ma come a un partner. L’azienda fornitrice, cioè, non deve soltanto
fornire strumentazione e implementare il sistema. Prima di tutto deve essere partecipe del piano d’informatizzazione, consigliando,
trasformando gli obiettivi della dirigenza in strumentazione e servizi adeguati, proponendo, rilevando punti critici ecc. Inoltre, proposta
la miglior soluzione possibile, deve anche dare la sua disponibilità reale a seguire l’azienda informatizzata, sia per
l’assistenza tecnica sia per la gestione della sicurezza sia per la capacità di aggiornamento tempestivo alle nuove esigenze.
Se il partner individuato non garantisce queste caratteristiche, affidarsi a esso sarebbe una scelta discutibile: l’informatizzazione
dell’impresa serve a poco se non ci sono le risorse umane – interne o esterne – in grado di farla funzionare al meglio.
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