Software: costi e benefici
Nelle grandi società è una pratica piuttosto comune, mentre le piccole e le
medie imprese lo trascurano puntualmente. La valutazione degli investimenti in strutture informatiche deve essere un punto centrale di
ogni bilancio aziendale.
Comperare software, hardware e servizi informatici dal punto di vista degli investimenti è paragonabile all’acquisto di
un’automobile o a alla scelta di una banca: è una spesa che va valutata in relazione all’utilizzo e alla durata.
Spesso l’immaterialità dell’informatica spinge a tralasciare questa valutazione, ma anche per una piccola impresa,
non soltanto per le grandi società, si tratta di una riflessione che va posta a fianco in fase di valutazione, pianificazione e
analisi consuntiva di un bilancio.
Un parametro di valutazione
In particolare, è necessario mettere a fuoco quello che tecnicamente viene definito il Total Cost of
Ownership (TCO) dei beni materiali e immateriali di tipo informatico, ovvero il costo generale di possesso di hardware
e software. Questo parametro riassume una serie di indicatori differenti: somma il costo totale di acquisto a quello di distribuzione e
manutenzione di una soluzione aziendale. Avere sotto controllo questo valore significa poter prevedere e giustificare il costo totale del
patrimonio hardware e applicativo dell’azienda nel corso del tempo, studiare i profitti con una visione strategica, valutando
ammortamenti, costi e benefici anche non immediati.
Le componenti tipiche del TCO
Normalmente il TCO può essere calcolato sulla base di alcune caratteristiche tipiche, che possono avere un valore percentuale di
incidenza sul suo valore complessivo. Le componenti del TCO sono tipicamente queste:
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- licenze software (9%): rappresentano il costo iniziale per impiegare software proprietario. Una valida alternativa ai sistemi
operativi protetti da copyright sono quelli open source, ma occorre prestare attenzione a tutte le componenti del TCO associate a questa
scelta iniziale, in particolare agli aggiornamenti;
- la personalizzazione e l’implementazione sono il secondo costo nascosto da valutare (43%). Se l’impresa ha esigenze
particolari o necessità di effettuare migrazioni complesse di applicativi, questo elemento può rappresentare una spesa notevole
e incidere a distanza di tempo;
- l’hardware (26%): conta in misura dell’uso e delle necessità relative alla potenza di calcolo e di archiviazione
richieste. Va sempre valutato in base all’impiego e al software che si prevede di installare. La scalabilità delle prestazioni
è uno dei parametri essenziali per abbassare il TCO nel corso del tempo;
- il personale IT (14%): non si deve dimenticare che tra gli asset strategici in ambito di informatica ci sono anche le risorse
umane e le figure specializzate per il mantenimento dei sistemi informativi. Spesso questa attività è esternalizzata, ma rappresenta
ugualmente un costo fondamentale da calcolare tra le variabili del TCO. Costa meno assumere uno specialista o chiamare consultenti di volta
in volta? Ovviamente dipende dal numero di interventi previsti e dalle necessità aziendali;
- la manutenzione (7%): si tratta di interventi di ripristino e di casi di gestione straordinaria, ma immancabili nel lungo periodo.
Questo costo va misurato in maniera integrata a quello precedente, in base alla professionalità delle risorse coinvolte nella
gestione dei sistemi informativi;
- formazione (1%): incide soltanto parzialmente, ma non va dimenticato. Quando si offre formazione alle risorse si risparmia infatti
su manutenzione e aggiornamento degli applicativi. Esiste comunque un livello minimo da garantire ai dipendenti perché possano stare
al passo con le migliorie dei sistemi e sappiano scegliere le innovazioni più indicate.
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